年会是企业激励员工、展示业绩、接触客户的重要手段。通过丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食、轻松的旅行，给员工和客户带来美好的体验。

年会的组织大致分为七个环节：

(1)确定活动项目。

(2)做预算

(3)选择会议代理。

(4)确定方案

(5)确认实施细节。

(6)结算

(7)总结

年会的组织有五个要素：

(1)预算

(2)人数

(3)参与者的组成

(4)会议的主要议题

(5)会议时间

团建这五大要素，涉及到整个年会组织过程中的选址、酒店、菜单、礼品、活动安排等一系列决策。

在预算的过程中，主要考虑交通、住宿、餐饮、会议费、礼品，有些年会甚至包括会后的旅游预算。

选择会议代理是组织年会的一种方便可靠的方式；

首先，你可以节省预算，用同样的钱做更多的事情。一般来说，酒店价格从高到低可以分为五个档次：零售价、前台折扣价、商务公司价、会议团价、旅行团价。相反，直接从酒店预订场地和房间，比通过会议公司报价要高。

其次，可以节省时间，简化操作流程。专业的会展代理人熟悉酒店的场地和服务，他们能很快找到合适的地点，并按要求报出初步的预算。

第三，更好地协调酒店关系，保证会议顺利进行。年会的组织实施是一个繁琐的服务过程，是一个需要大量协调的系统工程。有会议代理公司的运营经验，和会议酒店有良好的合作关系是很重要的。比如cheackin，根据酒店规定，客人在下午143，336，000后可以入住，尤其是在旅游旺季。如果你有大量的会议活动(比如使用的房间数量在100间以上)，而前一天酒店已经客满，那么大量客人到达酒店后将无法入住。这时候会议代理公司就需要动用人脉，协调酒店各个部门(前台、礼宾、客房部等。)来解决入住问题。此外，场地设置时，提前进场时间也需要与酒店工程部、宴会厅、安保部协调。没有会议公司的配合，主办方会很为难。

在确定方案时，首先要在会议议程中合理安排本次活动的核心议题。主会场、舞台和背景搭建、节目选择、菜单和菜单、房间、班车、会后参观是这个环节中最重要的七个点。

以下是51团建设实施细则的重要确认。首先要创建工作计划表，这是提高效率，保证活动顺利进行的有效手段。工作表的内容应包括以下几个方面：受邀贵宾及其行程确认书；

b  .完成舞台设计、场地搭建、灯光音响布置；

准备文书工作和会议材料；

d房间分配表；

e餐饮(菜单、主桌、桌卡)；

运输安排；

g所有工作的负责人及联系方式；

h  .支付各种保证金的时间表；

j  .邀请和确认表演者；

k  .礼物、胸针、标志和徽章；

会议照片和视频资料的制作和展示。

检查筹备情况时，重点是围绕年会目的、重要人物、核心议题的相关活动是否足够丰富和突出。

51团是在结算环节设置的，关键是活动期间提前在酒店各消费场所指定专人签单确认。比如自助餐的人数，用车的时间和里程，洗衣和长途电话费，上网费，酒水，大堂吧消费，迷你吧消费，会议茶歇人数等等。一般来说，所有酒店预订都是有保底人数的，酒店可以在预计人数的5-10%范围内灵活处理。

团建总结报告的内容应包括活动是否达到预期目的、预算执行情况、会议代理服务评价、不足及建议。