[案例]

小啊是一名刚刚毕业的年轻大学生。进入公司后，很大一部分工作是会议组织，但这也成了他最大的烦恼。

因为公司领导多，会议多，总会有时间和场地的冲突，没有会议主持人。

管理上，总是产生议程混乱、议而不决、冗长低效的局面。领导不止一次批评小啊，小啊也很委屈。学校里的会议没有那么多麻烦。随便拉到一个教室，两三句就讲完了。怎么能考虑这么多问题？

忧心忡忡的小A来到李教授的办公室，就自己遇到的问题向他请教。

[消除疑虑]

A(以下简称A):李教授，为什么我连一个简单的会议组织都做不好？

李教授(以下简称李):呵呵，看似简单，实则不简单。也是一个庞大的系统工程。你遇到的，其实就是我们所说的商务礼仪。

A:商务礼仪是什么概念？

李：商务礼仪是体现商务活动中相互尊重的行为准则。它是一种行为准则，用于约束我们日常业务活动的各个方面。它的核心功能是显示人与人之间的相互尊重。我们可以简单概括一下商务礼仪，就是商务活动中对人的gfd和仪态的总要求。Gfd指的是个人形象。礼仪是指每个人在商务活动中的职业表现。

A:那么，李教授，从商务礼仪的角度，我们该如何组织好会议呢？

李：首先，你应该了解一下会议的性质。

按照参加人员的分类，会议基本上可以分为外部会议和内部会议。公司的外部会议可以分为产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括每周例会、每月例会、年终总结会、表彰会、规划会等等。

每次开会前，我总是很匆忙。好像有很多事情要决定，但是我总是等到最后一刻才决定，经常会错过一些事情。

李：年轻人没有耐心是可以理解的。从商务礼仪的角度，我们把会议分为会前、会中、会后。

在会前的准备工作中，我们需要注意以下几个方面：

你应该告诉所有的与会者会议什么时候开始，持续多长时间。这将使参与者能够安排好自己的工作。

地点是指会议将在哪里举行。注意会议室的布置是否适合开会。

WHO- people，以外部客户参加的公司外部会议为例。谁将参加会议，谁将参加公司方面的会议，是否邀请了合适的外部嘉宾参加会议？会议的主题是讨论什么问题。

其他——会议项目的准备就是根据会议的类型和目的需要什么项目。比如是否是纸、笔、笔记本、投影仪等。需要咖啡，零食等等。

听了你的话，我明白了很多。还有一个问题让我经常被领导批评。座位怎么排，怎么坐，很有讲究，但我一点也不懂。

李：在中国传统文化中，我们非常注重尊卑之分。同样，在商务礼仪中，我们也会面临这种需要安排座位的情况。一般来说，座位安排有两种：方桌会议和圆桌会议。

如果会议室里有一张长方形的桌子，包括椭圆形，那就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

在方桌会议中，要特别注意座位的安排。如果只有一个领导，那么他一般坐在长方形短边的这一边，或者相对靠内的位置。也就是说，以会议室的门为参照点，主宾的位置在内侧。如果会议是主人和客人都参加的，我们通常坐在两边，主人坐在会议桌的右边，客人坐在会议桌的左边。

还有一个就是尽量避免这种主次排列，圆桌布局就是圆桌。圆桌会议中，不用拘泥那么多礼仪，主要记得以门为参照点，更靠近里面的位置就是主座。

A:还有，在会议过程中，大家总是失焦，东拉西扯，要解决的问题没有解决。如果没关系，他们拉了很多，最后把大家都累死了，也没什么事。

李：这就需要以版主为核心的议程管理。

一个有经验的会议主持人应该扮演以下角色：

介绍参与者

控制会议进程

避免跑题或没有决定的讨论。

控制会议时间

当然，会前的沟通也很重要，让大家充分熟悉议题，有的放矢，不空谈，在重要问题上达成共识。这是高效会议的诀窍。

谢谢你，李教授。听了你的讲述，我对以后的工作充满了信心，不会再像以前那样犯幼稚的错误了。

李：呵呵，年轻人犯了错误，上帝也会原谅的。我再提醒你几点。

会后，我们应该注意以下细节，以显示良好的商务礼仪。主要包括：

会谈要有文字记录，即使没有书面成果，也要形成阶段性决议，落实在纸面上，并有专人负责相关事项的跟进；

公司赠送的纪念品；

参观，比如参观公司或者厂房。

必要的话可以合影。

一个负责任的会议组织者是自始至终的。