1.了解会议的名称、地点、时间、与会人员、主要内容和议程；2.制作会标和会签，确定会议地点；3.下次会议通知；4.撰写主要领导的讲话材料和讲话；5.提前到现场检查照明、音响设备、取暖或制冷设备，挂好标识，收起标牌。6.安排专人负责会议记录、摄影、会议签到、会议服务、文件分发等工作。一般来说，大型会议要安排交通分流、车辆停放、消防安全、医疗服务准备、就餐安排等。这是根据情况决定的。

会议组织安排是什么？

【案例】小啊是一名刚刚毕业的年轻大学生。进入公司后，他的工作很大一部分是会议组织，但这也成了他最大的烦恼。由于公司领导和会议数量多，时间和地点总会有冲突，没有会议主持人管理，总会出现议程混乱、讨论优柔寡断、冗长低效的情况。领导不止一次批评小啊，小啊也很委屈。学校里的会议没有那么多麻烦。只要拉到一个教室，两三句话就写完了。怎么能考虑这么多问题？忧心忡忡的小A来到李教授的办公室，就他遇到的问题征求意见。【解决方案】小A(以下简称A):李教授，简单的会议组织为什么做不好？李教授(以下简称李):呵呵，看似简单，其实并不简单。这也是一个庞大的系统工程。你遇到的实际上就是我们所说的商务礼仪。A:商务礼仪的概念是什么？李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则。这是一种行为准则，用于约束我们日常业务活动的各个方面。它的核心功能是表示人与人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，这是人们在商务活动中对gfd和礼仪的普遍要求。Gfd指个人形象。礼仪是指每个人在商务活动中的职业表现。A:那么，李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能把会议组织好呢？李：首先，你应该了解一下会议的性质。按照参与者的分类，会议基本上可以分为外部会议和内部会议。公司外部会议可分为产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括周例会、月例会、年终总结会、表彰会、规划会等。每次开会前，我总是很匆忙。似乎有很多事情要决定，但我总是等到最后一刻才决定，我经常错过一些事情。李：年轻人不耐烦是可以理解的。从商务礼仪的角度，我们把会议分为会前、会中和会后。在会前的准备工作中，我们需要注意以下几个方面：WHEN- time，你要告诉所有与会者会议什么时候开始，持续多长时间。这将使参与者能够很好地安排自己的工作。地点——地点是指会议召开的地点。注意会议室的布局是否适合会议。WHO- people，以外部客户参加的公司外部会议为例。谁来参加会议，谁来公司这边参加会议，有没有邀请合适的外部嘉宾参加会议？什么-会议的主题是讨论什么问题。其他-会议项目的准备是指根据会议的类型和目的需要哪些项目。例如，无论是纸、笔、笔记本、投影仪等。需要咖啡、零食等等。听了你的话，我明白了很多。还有一个问题让我经常被领导批评。怎么安排座位，怎么坐很讲究，但我一点也不懂。李：在中国传统文化中，我们非常注重尊卑的区别。同样，在商务礼仪中，我们也会面临这样的情况，我们需要安排座位。一般来说，座位安排有两种：方桌会议和圆桌会议。如果会议室里有一张长方形的桌子，包括椭圆形的，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，要特别注意座位安排。如果只有一个领导者，那么他通常会坐在矩形短边的这一边，或者相对靠内的位置。也就是说，以会议室的门为基准点，主宾的位置在内侧。如果会议是主人和客人都参加的，我们一般是两边坐，主人坐在会议桌的右边，客人坐在会议桌的左边。另一种是尽量避免这种主次的安排，而圆桌的布局就是圆桌。

在圆桌会议上，不用拘泥于那么多礼仪，主要记得以门为基准点，更靠近里面的位置就是主座。A:还有，会议过程中，大家总是走神，东拉西扯，要解决的问题都没有解决。如果没关系的话，他们拉了很多，最后把大家都累垮了，什么都没发生。李：这就需要一个主持人作为议程管理的核心。一个有经验的会议主持人应该扮演以下角色：介绍与会者来控制会议过程，避免偏离主题或在没有做出决定的情况下控制会议时间。当然，会前沟通也很重要，这样大家才能充分熟悉话题，做到有的放矢，不空谈，能够在重要问题上达成共识。这就是高效会议的诀窍。谢谢你，李教授。听了你的这番话，我对以后的工作充满了信心，不会再像以前那样犯幼稚的错误。李：呵呵，连上帝都会原谅年轻人犯的错。让我再提醒你几点。会后要注意以下细节，以示良好的商务礼仪。主要包括：会谈要形成书面成果，即使没有书面成果，也要形成阶段性决议，要在纸面上落实，相关事项的后续要有专人负责；公司赠送的纪念品；参观，如参观公司或厂房。如有必要，可以合影。一个负责任的会议组织者是自始至终的。